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外場活動執行細則及外場活動策劃方案內容

來源:伍方會務   發布時間:2020-10-20 16:30:23   瀏覽次數:5519

本期《會議活動執行手冊》中帶來的外場活動執行細則、外場活動策劃方案內容、外場活動策劃流程、室外活動注意事項等。在外場活動策劃和執行當中,要注意關注天氣預報,活動現場搭建效果,風向及噴繪背景板的布置,工作人員的入場憑證、用餐、用水安排,保障臨時搭建設施的安全……這些內容。

中華茶奧會航空乘務茶藝賽
中華茶奧會外場活動——航空乘務茶藝賽

本期《會議活動執行手冊》中帶來的是外場模塊的內容。對室外活動影響最大的因素通常來說是天氣——陰晴雨雪風。天氣可能會影響活動的效果乃至活動的進程與安全,故前期對天氣預報的關注與以及為應對各類天氣準備應急預案也是外場活動的重中之重。此外,外場活動還需要注意“大型活動申報管理”有關規定。

1.一般酒店內活動,人數不足以需要備案或可由酒店方完成備案;而外場活動,人數超過備案要求的概率更高。

2.室外布置可能會出現,“布置地點的管理部門為政府單位”或“布置含空飄等可能超出限高的物料”,故需向有關部門進行備案。

接下來讓我們進入正題——外場活動執行細則及外場活動策劃方案內容。

2020杭州豐收節開幕式外場演出活動
2020杭州豐收節開幕式外場演出活動

外場活動前期

1.活動臨近時,時刻關注活動周期內的天氣預報;如無嚴重影響,根據外場布置情況準備篷房、雨衣、雨傘等;如影響活動正常開展,建議延期舉辦活動;

2.如外場布置涉及電子設備,應考慮到可能的惡劣天氣造成的影響,提前準備好應急預案;

3.超過1000人的大型活動及特殊影響的活動需向相關部門進行活動審批。提前制定好活動計劃,制定大型群眾性活動安全工作方案;

4.如有涉及空飄、道旗、充氣拱門等,根據情況提前向當地城管報備;

5.大型活動除了對安保有規定要求外,還需衛生、消防、電力等方面的支持;在確定場地后,根據實際情況與衛生、消防及電力部門進行對接,申請支持。

外場活動中期

1.如現場搭建物差異無法調整,需要求采取必要措施最大限度還原,并盡量調整位置,不影響活動現場整體效果;

2.外場道路兩側的布置,應在活動開始前兩小時完成布置,并根據指引路線自行測試兩次以上;如發現擺放錯誤或不當的物料,及時調整其位置;室外指引牌的材質較輕時,需增加配重固定;

3.在室外布置噴繪背景板時,需注意風向,在嘖繪上開風口,并增加配重,固定好嘖繪;

4.活動當天,所有工作人員及支持人員均需持有效憑證入場;

5.做好涉及活動當日的所有工作人員的用餐、用水的安排;

6.若遇到下雨、大風等天氣,還要做好相應的防雨及轉移場地工作;

7.務必保障臨時搭建的設施、建筑物的安全,消除安全隱患。

2020杭州豐收節登豐造集夜市
2020杭州豐收節外場活動——登豐造集夜市

外場活動后期

活動結束后,及時清理外場區域內的物料,并清點具體數量。拆卸過程中,仍要注意現場的安全狀況,避免后期工作的隱患發生;與安保、交通、衛生、電力等部門之間涉及費用部分,需辦理相關事宜。

注意事項:客戶應當在活動舉辦前一個月提出安全許可申請。

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